Kuliah Online HO6

1.   Apa yang anda ketahui tentang CBIS ?

Computer Based Information System (CBIS) atau Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan suatu sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan.
Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

2.   Apa peran spesialis informasi terhadap pengembangan CBIS

Peranan spesialis dalam pengembangan CBIS yaitu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer, yg terdiri dari :

- Analis Sistem

- Pengelola Database

- Spesialis Jaringan

- Pemakai

- Programmer

- Operator

- Komputer

- Sekian dan Terimakasih -

TUGAS 4

- Apa tujuan dari informasi perlu diamankan ? Jelaskan dan berikan contoh jawaban anda.

1.   Kerahasiaan

Cara perusahaan untuk melindungi data dan informasi dari pengguna / orang2 yang tidak memiliki otoritas 

 artinya bahwa informasi sangat penting, begitupun sebuah informasi yang harus dirahasiakan, informasi ini tidak bisa sembarangan diketahui atau diberikan kesembarang orang, walaupun dalam satu department. Banyak manager melakukan ini demi menjaga sebuah informasi, biasanya informasi ini disimpan oleh para tingkatan lini teratas.

2.    Ketersediaan

 Agar supaya data dan informasi tersedia bagi pihak2 yang memiliki otoritas untuk menggunakannya.

artinya seperti yang dibahas di kerahasiaan, bahwa setiap informasi memiliki otoritas dan hanya yang berkepentingan yang dapat memberikan dan menerima informasi itu sendiri.

 3.    Integritas 

 Seluruh sistem informasi harus memberikan atau menyediakan gambaran yang akurat mengenai sistem secara keseluruhan

artinya informasi yang diberikan haruslah akurat, demi mengurangi miss understanding (kesalah pahaman) dan memperkecil kesalahan info yang disampaikan yang nantinya dapat merugikan perusahaan.

contoh : seorang FO manager harus benar memberikan informasi akurat ke front desk agent tentang discount atau harga kamar, yang nantinya akan disampaikan ke tamu hotel. Oleh  karena itu informasi harus benar-benar akurat sehingga mengurangi guest complaint.

- Apa yang dilakukan oleh manager apabila informasi akurat, tidak aman dan relevan ?

 yang seharusnya dilakukan manager ketika info tidak akurat adalah, mencari tau data-data penunjang informasi agar informasi menjadi akurat. mencari kebenaran info tersebut, sehingga informasi dapat tersampaikan dengan baik.

- Bagaimana tahapan2 dalam mengamankan informasi ? Jelaskan

1. Fisik (physical security), keamanan tahapan ini adalah keamanan fisik yang cenderung ke arah keamanan hardware dari sistem informasi tersebut. Contohnya adalah menyimpan server di tempat yang aman (kalau perlu dijaga oleh penjaga) dan yang memiliki suhu udara yang stabil agar server dapat bekerja dengan maksimal.
2. Manusia (personal security), keamanan ini cenderung ke arah siapa saja yang bisa mengakses informasi tersebut dalam hal ini ada user previlege di sistem informasi tesebut. Dan juga siapa saja yang memiliki akses ke ruang server tersebut.
3. Data, media dan teknik, pada tahapan ini menitikberatkan kepada keamaman teknis bagaimana data tersebut disimpan dan media yang digunakan untuk mengirim data tersebut ke tempat lain. Dalam hal ini kita biasanya menggunakan teknik keamanan seperti enkripsi data, penggunaan ssh untuk mentransfer informasi tersebut melalui internet dan berbagai teknik lain yang bisa kita gunakan. Nah, biasanya tahapan ini dipelajari di kampus-kampus melalui mata kuliah keamanan data dan jaringan.
4. Kebijakan dan Prosedur. Nah pada tahapan ini adalah cenderung kearah pembuatan standar operasional prosedur dari instansi atau perusahaan dalam menggunakan sistem tersebut. Biasanya bagian divisi IT mengembangkan SOP dalam penggunaan sistem informasi dan harus dijalankan oleh seluruh karyawan agar sistem tersebut aman. Seaman apapun sistem informasi dengan teknik enkripsi 512bit sekalipun jika tidak didukung oleh SOP yang baik maka sistem tersebut masih dikatakan ada hole-nya yang bisa dimasuki oleh hacker.

Tugas 2

1. Kenapa informasi harus dikelolah dengan baik dan benar oleh para tingkatan manager?

- Karena jika seorang manager tidak mampu  mengelola informasi dengan baik, itu akan berdampak kepada bawahan seperti, penyampaian informasi yang kurang jelas, pekerjaan pun akan sulit didelegasikan kepada bawahan, di lain hal tujuan perusahaan pun akan sulit tercapai.

2. Informasi yang dibutuhkan oleh para manager harus mempunyai nilai yaitu : Up to date, Detail dan Accurate. Coba jelaksan maksud point-point tersebut dan berikan contoh jawaban anda!

- Up to date:

Informasi yang didapat harus yang terbaru, sehingga informasi yang akan disampaikan kepada bawahan selalu baru dan fresh.

- Detail:

Informasi yang didapat harus detail artinya terperinci, dimana informasi itu harus secara jelas dan sistematis

- Accurate:

ke akuratan informasi sangat dibutuhkan oleh manager untuk mencapai tujuan perusahaan, informasi harus bisa dibuktikan kebenarannya

3. Coba anda jelaskan informasi-informasi apa saja yang dibutuhkan oleh para tingkatan managerial dalam melaksanakan fungsinya dalam hal yaitu : Planning, Organizing dan Controling!

-  Planning:

Dalam planning manager membutuhkan informasi seperti hasil rekapan data pencapaian perusahaan beberapa tahun sebelumnya, sehingga seorang manager bisa meramalkan apa yang akan terjadi di tahun-tahun berikutnya (rencana jangka panjang)

- Organizing:

Disini dibutuhkan informasi keseluruhan dari setiap pegawai dan hasil kerja. Karena pengaturan diperlukan untuk menjalankan suatu tujuan perusahaan. Contoh soal ketika seorang manager ingin mengatur suatu jadwal masuk karyawan, manager harus mengetahui karyawannya dengan baik, baik itu tempat tinggal karyawan maupun kendaraan yang dipakai. hal ini menghindari keterlambatan pegawai ketika datang bekerja, dan ini sangat berpengaruh dalam jalannya suatu operasional sebuah perusahaan.

- Controling:

 Saat mengkontrol, suatu manager membutuhkan data-data dari bawahan seperti hasil kerja yang sudah dilakukan oleh para pegawai. Jadi dari data-data atau informasi tersebut, manager dapat mengawasi setiap pekerjaan bawahan ataupun berjalannya suatu proses baik secara progress maupun regress.

Tugas 3

1. Dua bentuk keputusan  yaitu tidak terstruktur dan terstruktur. Kenapa tingkatan atas lebih banyak berhubungan dengan keputusan tidak terstruktur, sedangkan manajer bawah lebih banyak berhubungan dengan keputusan terstruktur?

- Pertama kenapa tingkatan atas lebih suka yang tidak berstruktur, karena setiap seorang manager menjalani suatu tujuan perusahaan, tidak selamanya tujuan berjalan mulus, semua dikondisikan, entah itu jika ada kejadian yang sangat mengancam sebuah perusahaan, disini peran manager harus bisa mengambil tindakan secara mendadak dan tanpa diperkirakan sebelumnya, oleh karna itulah manager lebih banyak mengunakan atau berhubungan dengan keputusan tidak berstrktur.

- Kedua, berbanding terbalik dengan seorang manager, seorang bawahan memang lebih saling berhubungan dengan keputusan berstruktur. Karena dengan itu mereka merasa aman dalam bekerja, apalagi kertika keputusan itu berhubungan dengan gaji atau tunjangan. Karyawan pun lebih suka informasi yang pasti dan tidak dapat berubah-ubah.

2. Apa yang dimaksud dengan Sistem Pendukung Keputusan, Jelaskan jawaban anda dengan contoh pada kasus yang anda ketahui

- Sistem pendukung keputusan adalah bagian dari sistem informasi berbasis komputer (termasuk sistem berbasis pengetahuan (manajemen pengetahuan)) yang dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dapat juga dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah semi-terstruktur yang spesifik.

Contoh kasus: 

Suatu hotel yang menggunakan sistem untuk mengolah data-data yang ada mengguanakan sistem opera express, di sistem ini mempermudah manager dalam mengolah data menjadi suatu informasi. Sebagai contoh mengolah data month to date, average room rate dll, yang nantinya informasi tersebut akan dijadikan laporan dan akan diserahkan kepada General Manager. Opera express membuktikan kehebatan sistem yang dimilikinya, sehingga seorang manager pun merasa mudah mendapatkan informasi dan dapat digunakan dalam mengambil suatu keputusan.

Tugas I

Karakteristik Sistem Penerimaan Karyawan.

a. Komponen (Components)
Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerjasama membentuk satu kesatuan.

b. Batas Sistem (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

c. Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

d. Penghubung (Interface)
Merupakan media penghubung antara subsistem, yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.

e. Masukkan (Input)
Adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem, yang dapat berupa masukkan perawatan(Maintenance input) dan masukkan signal(signal input).

f. Keluaran (Output)
Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

g. Pengolah (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran.

h. Sasaran (Objective)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).

i. Kendali (Control)
suatu sistem yang digunakan untuk melakukan pengawasan terhadap sistem-sitem lain agar lebih terkontrol.

j. Umpan Balik (Feed Back)

suatu sistem yang diperlukan dalam suatu organisasi antara atasan dan bawahan agar terjalin komunikasi yang baik.

 

 

Contoh Kasus:   

Front Office department Maytower Hotel Kuala Lumpur mengalami kekurangan staf, dan ini membuat pelayanan di Hotel kurang maksimal. Kurangnya staf juga membuat staf lain menjadi kesulitan. Karena inilah para staf harus masuk kerja secara tidak layak. Jumping shift pun mereka terima dengan berat hati, pulang larut malam, dan harus mulai kerja lagi esok paginya. Banyak karyawan yang mengalami menurunnya etos kerja, banyak pula yang mengalami kelelahan dan berakhir sakit, Karena inilah akhirnya staff banyak mengeluh, lalu front office manager hotel tersebut menyampaikan keluhan karyawan kepada Human Resources Department (HRD) agar dapat mencarikan staf tambahan untuk Front Office Department dengan segala kriteria yang dibutuhkan.

Human Resources Department pun segera bergerak memasang job vacancy di surat kabar, internet dan media lainnya. beberapa pelamar pun banyak yang mengirimkan curriculum vitae mereka. Berbagai seleksi pun dilakukan mulai dari penyeleksian berkas, Psiko test, Interview test, Medical Check Up dan training. Akhirnya diterimalah 2 orang front desk agent baru untuk membantu jalannya pekerjaan di front desk dengan baik. Front Office manager pun ikut mengontrol karyawan baru tersebut sekaligus memperkenalkan segala sesuatu dan bagai mana cara kerja di front office departement.

-sekian-